엑셀 사용자 지정 목록으로 직급 순서 정렬하기! 가나다순이 아닌 원하는 순서대로 정렬하는 방법
엑셀에서 데이터를 정렬할 때 대부분 오름차순(가나다순)이나 내림차순 기능을 사용합니다. 하지만 회사에서 사용하는 직급, 부서, 학년, 등급처럼 일정한 순서가 있는 데이터는 가나다순으로 정렬하면 원하는 결과가 나오지 않습니다.
예를 들어 직급을 가나다순으로 정렬하면 계장 → 과장 → 대리 → 부장 → 사원 → 차장처럼 실제 직급 체계와 전혀 다른 순서가 됩니다.
이럴 때 활용하는 기능이 바로 사용자 지정 목록(Custom List)입니다.
사용자 지정 목록을 등록해 두면 부장 → 차장 → 과장 → 대리 → 주임 → 사원처럼 원하는 순서대로 데이터를 손쉽게 정렬할 수 있습니다. 한 번만 등록해 두면 이후에도 계속 사용할 수 있어 실무에서 매우 유용한 기능입니다.
이번 글에서는 엑셀 사용자 지정 목록을 이용해 직급 순서대로 데이터를 정렬하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
사용자 지정 목록이란?
사용자 지정 목록은 사용자가 원하는 순서를 미리 등록해 두는 기능입니다.
엑셀은 기본적으로 다음과 같은 목록을 제공합니다.
월요일 → 화요일 → 수요일
1월 → 2월 → 3월
Jan → Feb → Mar
하지만 회사마다 사용하는 직급이나 부서명은 모두 다르기 때문에 직접 목록을 만들어야 합니다.
대표적으로 다음과 같은 경우에 많이 활용됩니다.
직급 순서 정렬
부서 순서 정렬
학년 순서 정렬
등급(A, B, C 등) 정렬
프로젝트 진행 단계 정렬
일반 오름차순으로 먼저 정렬해 보기
예제 파일을 열어 보면 직급이 무작위로 입력되어 있습니다.
먼저 일반적인 오름차순 정렬을 실행해 보겠습니다.
① 직급 열(E4 셀)을 선택합니다.
② 데이터 탭 → 정렬 및 필터 → 오름차순(A→Z)을 클릭합니다.
그러면 직급이 가나다순으로 정렬됩니다.
예를 들어 다음과 같은 결과가 나타날 수 있습니다.
계장
과장
대리
사원
하지만 회사에서 사용하는 실제 직급 순서는 이와 다르므로 다시 정렬해야 합니다.
사용자 지정 목록 만들기
이번에는 원하는 직급 순서를 등록해 보겠습니다.
먼저 시트에 입력되어 있는 직급 목록을 복사합니다.
예를 들어 H4:H10 범위를 선택한 후 Ctrl + C를 눌러 복사합니다.
이제 사용자 지정 목록을 등록합니다.
① 파일 → 옵션을 클릭합니다.
② 고급 메뉴를 선택합니다.
③ 아래쪽 일반 항목에서 사용자 지정 목록 편집을 클릭합니다.
목록 가져오기
사용자 지정 목록 창이 열리면 기존에 엑셀에서 제공하는 목록들이 표시됩니다.
오른쪽의 목록 가져올 범위에 복사한 셀 범위가 자동으로 입력되어 있다면 가져오기 버튼을 클릭합니다.
그러면 다음과 같이 목록이 등록됩니다.
부장
차장
과장
계장
대리
주임
사원
등록이 완료되면 확인을 눌러 창을 닫습니다.
이제 이 순서를 엑셀이 기억하게 됩니다.
직접 입력해서 등록하는 방법
사용자 지정 목록은 반드시 시트에서 가져올 필요는 없습니다.
목록 항목에 직접 입력해도 됩니다.
예를 들어
부장
차장
과장
대리
주임
사원처럼 한 줄씩 입력하거나,
부장,차장,과장,대리,주임,사원처럼 쉼표(,)로 구분하여 입력해도 동일하게 등록됩니다.
회사에서 사용하는 직급 체계가 변경되더라도 쉽게 수정할 수 있습니다.
사용자 지정 목록으로 정렬하기
목록을 등록했다면 이제 원하는 순서대로 정렬해 보겠습니다.
① 데이터 아무 셀이나 선택합니다.
② 데이터 탭 → 정렬을 클릭합니다.
③ 정렬 기준에서 직급 열을 선택합니다.
④ 정렬 순서에서 사용자 지정 목록을 선택합니다.
그러면 조금 전에 등록한 사용자 지정 목록이 나타납니다.
등록한 직급 순서를 선택한 후 확인을 클릭합니다.
다시 정렬 창으로 돌아오면 사용자 지정 목록이 적용된 것을 확인할 수 있습니다.
마지막으로 확인을 누르면 데이터가 원하는 순서대로 정렬됩니다.
사용자 지정 목록을 활용하면 좋은 경우
이 기능은 직급뿐 아니라 다양한 분야에서 활용할 수 있습니다.
부장 → 차장 → 과장 → 대리 → 주임 → 사원
VIP → Gold → Silver → Bronze
A등급 → B등급 → C등급
초급 → 중급 → 고급
준비 → 진행 → 완료
1학년 → 2학년 → 3학년
일반 정렬로는 해결되지 않는 순서를 자유롭게 지정할 수 있기 때문에 업무 효율이 크게 향상됩니다.
알아두면 좋은 팁
사용자 지정 목록은 한 번 등록하면 해당 PC의 엑셀에서 계속 사용할 수 있습니다.
또한 자동 채우기 기능과 함께 활용하면 등록한 순서대로 데이터를 빠르게 입력할 수도 있습니다.
예를 들어 셀에 부장을 입력한 후 채우기 핸들을 드래그하면 등록한 순서에 따라 차장 → 과장 → 대리 → 주임 → 사원 순으로 자동 입력됩니다.
마무리
엑셀의 사용자 지정 목록(Custom List) 기능을 활용하면 가나다순이나 오름차순이 아닌 원하는 기준으로 데이터를 정렬할 수 있습니다.
특히 직급, 부서, 등급, 프로젝트 진행 단계처럼 순서가 중요한 데이터를 관리할 때 매우 유용하며, 한 번만 등록해 두면 반복해서 사용할 수 있어 업무 시간을 크게 줄여줍니다.
엑셀을 자주 사용하신다면 사용자 지정 목록 기능을 꼭 익혀두시기 바랍니다. 일반 정렬만으로는 해결하기 어려운 데이터도 원하는 순서대로 쉽고 빠르게 정렬할 수 있어 실무 활용도가 매우 높은 기능입니다.
답글 남기기